FUNDRAISING-PRAXIS

Sieben Erfahrungen beim Finden einer Fundraising-Software

Die richtige Datenbank zu finden, ist nicht so einfach.
Die richtige Datenbank zu finden, ist nicht so einfach.

Die Auswahl einer Fundraising-Software ist für viele Organisationen herausfordernd. In der Diakonie Mitteldeutschland haben wir kürzlich einen solchen Prozess durchlaufen. Die für uns wichtigsten Erfahrungen haben wir in diesen sieben Punkten zusammengefasst.

Von Andreas Hesse

Beratung ist hilfreich

Was in einer Organisation einmal in zehn Jahren vorkommt, ist für einen Datenbank-Experten nahezu Routine. Ich halte es für empfehlenswert, sich bei der Auswahl einer Fundraising-Software beraten zu lassen. Ein guter Software-Berater weiß, welche Fragen zu stellen sind, um ein gutes Anforderungsprofil zu erstellen, er hilft bei der Kriterien-Entwicklung und bei der Ausschreibung. Das spart viel Zeit und Kraft, die für die interne Kommunikation gebraucht wird.

Prozesse optimieren

Eine neue Software verändert Prozesse. In der Diakonie Mitteldeutschland sollte vor allem der Abstimm-Prozess zwischen Fundraising und Buchhaltung optimiert werden. Beide Bereiche sollten künftig noch intensiver zusammenarbeiten. Dafür war es nötig, sich die aktuellen Prozesse genau anzuschauen und dahin gehend zu bewerten, bei welchen Vorgehensweisen Veränderungen sinnvoll, zwingend notwendig und keineswegs gewünscht sind. Die Ergebnisse waren erst einmal höchst unterschiedlich.


Veränderungen sind bedrohlich

Veränderungen wirken oft bedrohlich. Es hat sich bei uns als günstig erwiesen, alle relevanten Partner von Anfang an einzubeziehen. Die Einberufung solch großer Gruppen war nicht immer unumstritten. Wirksame Umgestaltungen aber lassen sich nur bedingt im kollegialen Konsens erreichen. Manchmal braucht es eine klare politische Willensbekundung. Insofern war es für uns eine erfolgreiche Strategie, nicht nur die operativ Tätigen, sondern auch die Entscheider an einen Tisch gebracht zu haben.


Manchmal braucht es „Dolmetscher“

Fundraising und Buchhaltung sprechen unterschiedliche Sprachen. Das scheint in vielen Organisationen so zu sein. Wenn aber gemeinsam Prozesse optimiert werden sollen, braucht es buchstäblich Verständnis für einander. Es war hilfreich, zu einem der Treffen einen Experten einzuladen, der beide Sprachen spricht. Er half dabei, die Prozesse im Fundraising mit denen in der Buchhaltung zu vergleichen. Im Ergebnis entstand ein gewachsenes Verständnis für die gegenseitige Arbeit, das das Fundament für eine echte Veränderungsbereitschaft legte.


Es tat gut, sich Zeit zu lassen

Viele Partner einzubeziehen macht Terminfindungen schwierig. Obwohl nicht geplant, hat es sich im Nachhinein als günstig erwiesen, dass zwischen den Konsultationen teilweise mehrere Wochen vergingen. Das brachte neben der nötigen Zeit für die operativen Arbeiten auch die Gelegenheiten, den informellen Kontakt zu den Kolleginnen zu suchen. Es hatte außerdem den positiven Effekt, dass sich der eine oder die andere an Veränderungsgedanken gewöhnen konnten.


Budget und Zeitplan

Vom Vorstandsbeschluss bis zur Datenmigration haben wir etwa 18 Monate gebraucht. Dafür haben wir jetzt Prozesse vereinbart, die von allen Partnern mitgetragen werden. Ein Viertel unseres Budgets haben wir für Beratung investiert.


Keine Software für die Ewigkeit

Die neue Software soll unser Fundraising für die nächsten sieben bis zehn Jahre unterstützen. Ich empfinde es als entlastend, kein Produkt „für die Ewigkeit“ kaufen zu müssen. Außerdem sind technische Entwicklungen und Fundraising-Trends derzeit so schnelllebig, dass es sinnvoll erscheint, die Funktionsfähigkeit der Fundraising-Software regelmäßig zu überprüfen.

(Bild: pxhere.com)

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